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How a Commons Becomes a Selection Committee

2017 Encuentro de las Américas / Cómo un 'Commons' se convierte en un comité de selección: 2017 Encuentro de las Américas

When José Luis Valenzuela, artistic director of the Latino Theater Company and the Los Angeles Theatre Center (LATC), came to the first gathering of what would become the Latinx Theatre Commons (LTC) in May 2012, he was already planning to produce a national theatre festival featuring Latina/o companies at his five-theatre venue. The form of the festival was still taking shape, but that didn’t stop him from asking, “Does the LTC want to partner?” And with that, an important precedent was set: the LTC would produce Encuentro 2014 “in association” with the Latino Theater Company. While the LATC and the Latino Theater Company would produce the plays brought to the festival and support over 100 artists that performed these productions, the LTC would produce audience engagement events throughout the festival called “Tertulias,” the 2014 LTC National Convening during the final week of the festival, document the process through livestreaming on HowlRound TV and writings on Café Onda, and lend a national sensibility by forming a majority of the Selection Committee for the festival productions included in “Encuentro 2014.”

The aim of Encuentro 2014 was to present a snapshot of Latinx theatremaking in the US and its varied aesthetics. Unlike a traditional festival, we were not curating strictly along the lines of artistic excellence. Rather, the goal of the selection committee was to gather a diverse group of theatremakers working in a myriad of ways (i.e. devisers, docu-theatre creators, solo performers, ensembles, etc.), creating aesthetically diverse work from geographically diverse locales; the goal was for them to view one another’s work and to share artistic methodologies, and to then bring together a group of practitioners from all over the country at the National Convening to discuss artmaking and aesthetics.

Through the process of Encuentro 2014, the LTC learned that this curatorial aim was not as clear to the outside world as it had been to us internally. So when the LTC determined future initiatives in the Spring of 2015, and the International Convening at the 2017 Encuentro de las Américas (“Encuentro 2017”) was selected, we jumped at the chance to build upon the work we had done in 2014. This article is an attempt to share our methodologies for other selection committees, and to be transparent about our process.


Which companies from the US best fit in conversation, in regards to content and form, with the companies from Canada and Latin America? Which conversations were being started, and what aesthetic boundaries were being pushed?


Beginning the Process
Encuentro 2017 differs in many ways from Encuentro 2014. While Encuentro 2014 brought fifteen productions from the US and Puerto Rico to Los Angeles for four weeks (you can find the full roundup of Café Onda content from that festival here), Encuentro 2017 has a larger scope. As a festival focused on the Américas, the goal is to bring five productions from the US and five productions from Latin America and Canada, joining the Latino Theater Company for a three-week festival focusing on building bridges across our continent. These eleven productions will run in repertory in five spaces at the LATC from October 26-November 19, 2017, and will be accompanied by the 2017 LTC International Convening (November 9-12, 2017), which will bring an additional 150 artists and scholars to the festival to see the work and discuss aesthetics and cross-cultural collaboration.

Our first step was to form a festival selection committee. Half the committee was formed by the five members of the Latino Theater Company (José Luis Valenzuela, Evelina Fernández, Lucy Rodriguez, Geoff Rivas, and Sal Lopez), and the other half was to be formed by six LTC Steering Committee members. Currently, the LTC Steering Committee is made up of a little over sixty volunteer members working on over ten active committees, and decisions involving programming, money, events, procedures, and even graphic design are made by consensus. We rarely vote on issues, preferring instead to talk it out, hear multiple opinions, seek consensus, and make decisions as a group. We try our best to create systems that include as many diverse voices as possible, so how does a group that operates based on consensus participate in a process that by its very nature is exclusive?

I put out an open call to the LTC Steering Committee, which garnered a lot of interest. A few info sessions were held for the LTC Steering Committee members who were interested, and we were clear about the expectations, timeline of the commitment (applications were due December 1, 2016 and had to be completely scored by early January 2017), and that no Selection Committee members could have an application to the festival in contention. The natural attrition that followed brought us six LTC Steering Committee members who formed the other half of the Selection Committee: Jose Carrasquillo (served on the Selection Committee for Encuentro 2014), Adriana Gaviria (served as a Mellon Fellow at Encuentro 2014), Jamie Gahlon (served on the Selection Committee for Encuentro 2014), Richard Perez (served on the Selection Committee for Encuentro 2014), Anthony Rodriguez (festival artist at Encuentro 2014), and Dr. Chantal Rodriguez (former Programming Director at the LATC). We listed the selection committee members publically on the website and application.

three actors on a bed
Ropa Íntima (Intimate Apparel) produced by Ébano Teatro, Lima, Peru. / Ropa Íntima (Intimate Apparel) producido por Ébano Teatro, Lima, Peru.

Next, we had to draft an application. Luckily, we had a strong start with the 2014 application and were able to modify it to reflect our values for the 2017 Encuentro. The selection committee of the LTC met with the LATC staff and Latino Theater Company members to establish the values of the 2017 Encuentro:

  • Cross-Cultural Collaboration
  • Exchange of Methodologies
  • Openness to Risk
  • Inclusive Dialogue

By articulating these values, we were then able to define how we would evaluate applications. All projects were scored on a fifty-point system (one being the lowest, and five or ten being the highest). The criteria were:

- How relevant is the content? (1—10)
How relevant is the message/theme/politics of the proposed piece in 2017? What does it say about the country or region it is "representing?"

- Aesthetic Strength of Proposed Piece (1—10)
What aesthetic form is the piece presented in? Does it take artistic risk? Is there a rigor to the work proposed?

- Artistic Boldness of the Company (1—10)
What is the proposing company’s (or artist’s) history, in terms of artistic boldness? What does their production history and origin story tell us about their way into the work?

- Openness to Cross Cultural Exchange (1—10)
How open is the company (or artist) to collaborating with other companies at Encuentro 2017?

- Values Alignment (1—5)
Do the values of the proposing company or artist align with the values of Encuentro 2017?

- Technical Feasibility (1—5)
Is the project possible at the LATC, and is it possible for the tech staff to undertake?

We also needed to be sure that all applicants were on board for the unique experience of Encuentro 2017. At the end of the application, all applicants were asked to sign the following statement:

This is a one-of-kind experience—11 productions (10 selected companies and the Latino Theater Company) run in repertory in five spaces Thursday to Sunday. Each night, shows are followed by live music, additional performances, and a party. All participants must be present in Los Angeles from October 29 through November 19, 2017. During weekdays, companies will work together to create a new work for presentation at the 2017 Latina/o Theatre Commons International Convening. This will serve as a chance for artists to connect with each other through artistic process and creative exchange. In addition, during the daytime, Encuentro 2017 participants will attend full company meetings, creative outings, and other activities TBD. Companies will participate fully in all activities as able during the 2017 LTC International Convening, November 9-12. Mondays are left open to recharge and explore Los Angeles. While days may be long and full, this schedule is intentional, and it’s of the utmost importance that all applicants understand and fulfill these expectations.

I understand that my company and I are signing on to engage in a unique experience, and should we be selected, we agree to abide by all expectations of the Latino Theater Company, and the Latina/o Theatre Commons [the LTC had not changed our name at the time this application was released] as listed above.

Once the application was released in both English and Spanish, we established a scoring methodology. Every application was scored by five members of the collective Selection Committee; two of which were members of the Latino Theater Company, and the other three were from the Latinx Theatre Commons. I, along with Selene Santiago, the Programming Director at the LATC, acted as nonvoting, impartial administrators of the project. None of the Selection Committee members were privy to each other’s scores during the process, leaving them fully able to score and comment on each production without the pressure of knowing each other’s opinions.

There were also two additional guideposts that were outlined in the application guidelines, and were strongly recommended to be followed by the applicants. They may or may not have been taken into account by the Selection Committee members in their scoring process in the first round due to the strength of a proposal. However, since we had ninety applications submitted for Encuentro 2017, most of which were very strong and did follow these two recommendations, we had no choice but to pass on those proposals who did not meet these two guideposts:

  • No World Premiere Productions: World Premieres demand (and deserve) a certain amount of love and effort, and we had to be honest about our capabilities at Encuentro 2017. We do not have the resources to support world premieres at this festival; thus all applications for shows that had not yet been performed elsewhere were disqualified—no matter how highly they scored.

  • Full Participation of All Artists: Encuentro 2017 is much more than a showing of work. The focus of the festival is the collaboration between the companies and artists. So, we required full participation from every artist involved (whether the show had ten artists or two) in the devising sessions that take place Tuesday through Sunday of the festival weeks. If any application stated that this would not be possible for all the members (regardless of how strong of a reason they had), we had to disqualify them. These devising sessions are the soul of the festival, and if we didn’t have 100 percent participation from the artists from one company, we would be shortchanging the others.

Scoring the Productions
Each application’s five scores were averaged, and then ranked in two separate lists—one for companies from the US, and one for companies from the Américas, (i.e. Latin America and Canada). Our goal was to bring five companies from the USA and five companies from the rest of the Américas, so we had to engage in separate, though similar, conversations about these two groups. Although both had been adjudicated with the same rigor and criteria, we treated them as separate entities in the next stage.

After the scores were tallied, we held an in-person Selection Committee meeting in Los Angeles from January 13—15, 2017. We considered the average scores to be the application’s “final” score. I sent a list to the Selection Committee with the Top 25 scored productions, which included eleven productions from the Américas and fourteen from the US. It’s important to note that the committee asked for this list in alphabetical order, not in order of scores. They felt it was vital to treat each of these applications equally. If the productions had ranked highly in our scoring, then they could hold their own artistically at the festival.

Each Selection Committee member was also given a list of every company and project submitted, again in alphabetical order, and were allowed to suggest up to two projects each to discuss in Los Angeles. Most Selection Committee members chose to do this, and so our Top 25 list grew to a Top 34 list, in alphabetical order. These thirty-four productions (twenty-two from the USA and twelve from the Américas) made up the agenda for our Los Angeles meeting.

Meeting in Los Angeles
On the first day in Los Angeles, we focused solely on two topics: the values of Encuentro 2017, and learnings from 2014 that we wanted to incorporate (or move away from) in 2017. It was important to spend these first few hours getting on the same page before we dove into the process of discussing individual productions. We focused the “learnings” part of the conversation on three different questions:

  1. What was our unfinished business? What could we keep diving into?
  2. What did we try that worked?
  3. What could be improved?

We agreed that there needed to be more clarity around communicating the relationship between the LATC and Latino Theater Company, and the LTC. Although the Commons should get some credit, we also needed to be clearer that the LATC produces (and raises the money for) the festival, and that the LTC produces the convening. Sharing our methodology for selection and transparency around money were identified as communication priorities. Lastly, we clarified that while regional diversity was a priority for selection in 2014, but this year we would be going in a different direction.

On the second day, our focus narrowed to discussing each of the Top 34 productions, beginning with the twelve from the Américas. We didn’t want to shortchange the productions that got discussed at the end by spending too much time at the top, so I served as timekeeper; each production would receive fifteen minutes of discussion and debate, and if we needed to discuss more, we would find time at the end of the day to come back. To maintain an accurate record of full conversations about each project, I took notes on the conversations in a modified “SWOT” (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) chart, switching out the “Threats” for “Challenges.” This was projected on the wall during the conversation to ensure that each piece of information was recorded. The chart looked like this:



After each production had received their fifteen minutes, we opened up the floor for general conversation. We evaluated what we had seen as a whole, what trends presented themselves, and what our remaining questions were. Our last action of the day was to take an anonymous “straw poll” to assess where interest in the productions was.

Our final day of the Los Angeles meeting started with an assessment of the results of the previous day’s straw poll. Some people’s opinions had shifted overnight, and we discussed those shifts, which productions were the highest ranked of the straw poll, and then took another anonymous straw poll. The results of this second poll were then posted on the wall, and a full conversation about “fit” ensued.

Two actors on stage
Quemar las Naves: El Viaje de Emma produced by Organización Secreta Teatro, México City, México. Photo by Luis Quiroz. / Quemar las Naves: El Viaje de Emma producido por Organización Secreta Teatro, Ciudad de México, México. Fotografía de Luis Quiroz.

Final Selections
Taking the final scores and aggregate of the conversation so far, the group talked for hours, and we asked a lot of questions, such as: Which companies from the US best fit in conversation, in regards to content and form, with the companies from Canada and Latin America? Which space(s) could best house this show, and did it align with the other space needs at this point? Which conversations were being started, and what aesthetic boundaries were being pushed? Which pieces would speak to LA audiences, and what would surprise them? What kind of events could we produce in concert with these productions? How do we reach as many of the expansive parts of our community through the work presented? We also discussed if our selections reflected the diversity of our selection pool-at-large, both culturally and aesthetically. It was at this point that we realized that narrowing down the selections to ten was not going to be possible, and we discussed the possibility of increasing the festival lineup to twelve companies. The Latino Theater Company also felt this was the best option moving forward.

Although there were still financial and logistical details to be worked out by the Latino Theater Company and their board, we were able to walk away from the meeting in Los Angeles feeling secure in our consensus-based model of selection. Yesterday the Latino Theater Company and the LATC announced the festival line up. We know that not everyone will be happy with the results, and that’s natural. Anytime you make a list, you’re bound to leave someone off. We know that our process may not be perfect, but it was important that we share it. Ninety companies and production teams trusted us with their work—with the full knowledge that there was a good chance we could not offer them an opportunity to participate in the festival. Numbers weren’t on their side, as they rarely are in these type of adjudicated situations. While both the Latino Theater Company and the LTC are very excited about the companies who will be featured in Encuentro 2017, we’re also grateful to the totality of artists who threw their hats in the ring. There were far more qualified, exciting companies who submitted their work than spaces available. We can’t wait to see how both the LATC and the Latina/o/x companies all over the country collaborate with these artists in the future.

The companies that have been selected to participate in the 2017 Encuentro de las Américas International Theatre Festival are:

10 Millones, Argos Teatro—Havana, Cuba
Broken Tailbone, Nightswimming & Carmen Aguirre—Toronto, Canada
Cada Luna Azul/Once a Blue Moon, Double Edge Theatre—Ashfield, MA, USA
Conjunto Blues, Guadalupe Cultural Arts Center—San Antonio, TX, USA
Deferred Action, Cara Mía Theatre Co.—Dallas, TX, USA
Dementia, Latino Theater Company—Los Angeles, CA, USA
El Apagón/The Blackout, Pregones—The Bronx, NY, USA
Las Mariposas Saltan al Vacio, Compañía Nacional de las Artes—Bogotá, Colómbia
Latin Standards, Marga Gomez—San Francisco, CA, USA
Miss Julia, Vueltas Bravas—Bogotá, Colómbia
Quemar las Naves: El Viaje de Emma, Organización Secreta Teatro—México City, México
Ropa Íntima, Ébano Teatro—Lima, Peru
This is Culture Clash, Culture Clash—Los Angeles, CA, USA


En mayo del 2012, se dio a cabo la primera reunión de lo que ahora se conoce como el Latinx Theatre Commons (LTC). José Luis Valenzuela, Director Artístico de la compañía de teatro latino, Latino Theater Company, y del centro teatral de la ciudad, el Los Angeles Theatre Center (LATC), tenía planeado producir un festival nacional de teatro que presentaría a compañías latinas en los cinco teatros dentro del LATC. El festival estaba aún en etapa de planeación y sin embargo eso no le impidió al director el preguntar: "¿Quiere el LTC asociarse conmigo?" Y fue así que se sentó precedente de la asociación en producción; se acordó el que el LTC produciría el Encuentro 2014 "en asociación" con el Latino Theater Company. El centro teatral LATC y el Latino Theatre Company producirían las obras del festival y brindarían apoyo a los más de 100 artistas partícipes, mientras que el Latinx Theatre Company (LTC) se encargaría de producir eventos públicos llamados "Tertulias" durante el festival, de llevar a cabo la reunión nacional del LTC durante la última semana del festival, y de la documentación del proceso a través de la transmisión en vivo vía HowlRound TV y publicaciones de Café Onda. Finalmente, el LTC contribuiría a que el Encuentro 2014 fuera seleccionado con atención a la sensibilidad nacional brindándole como apoyo a los productores con el Comité de Selección.

El objetivo del Encuentro 2014 fue el de la la representación del teatro Latinx en los Estados Unidos y su variada estética contemporánea. A diferencia de un festival tradicional, no se seleccionó simplemente por excelencia artística. Más bien, el objetivo del comité de selección fue el reunir a un grupo diverso de artistas de teatro cuyos procesos de trabajo variaran, (por ejemplo el teatro de colaboración, el teatro documental, obras unipersonales, o montadas por compañías, etc.), compartiendo así procesos y obras estéticamente diversas provenientes de lugares geográficamente diversos; el objetivo era presenciar el trabajo de otros y compartir metodologías artísticas para después reunirse todos como un gran grupo representante del país en la reunión del LTC del 2014 donde se podría reflexionar y discutir sobre arte y estética.

A través del proceso del Encuentro 2014, el LTC aprendió que éste, su objetivo curatorial, no fue lo suficientemente expresado ante el mundo exterior como lo había sido expresado y discutido internamente. Así que se pudo determinar cómo mejorar las iniciativas del LTC del 2015, y recientemente, el Convivio Internacional y el comité de selección del Encuentro de las Américas 2017. Por eso aprovechamos la oportunidad de construir sobre el trabajo hecho y lo aprendido desde el 2014. Este ensayo tiene como intención compartir nuestras metodologías con otros comités de selección para así mantener un nivel de transparencia acerca de nuestro proceso.


¿Qué compañías de los Estados Unidos encajan mejor en la conversación de contenido y forma, con las compañías de Canadá y América Latina? ¿Qué conversaciones se estaban iniciando, y qué límites estéticos se estaban expandiendo?


Inicio del proceso
El festival del Encuentro 2017 difiere de muchas maneras del Encuentro 2014. Mientras que el Encuentro 2014 juntó quince producciones de a través de los EE.UU. y Puerto Rico en Los Ángeles por cuatro semanas (contenido completo sobre el festival disponible en Café, aquí), el Encuentro 2017 tiene mayor alcance. Como el enfoque del festival son las Américas, el objetivo es traer cinco producciones de los Estados Unidos y cinco producciones de Latinoamérica y Canadá al Latino Theatre Company a un festival de tres semanas enfocado en la construcción de puentes artísticos a través de nuestro continente. Estas once producciones (5 internacionales, 5 nacionales y una del Latino Theatre Company) se presentarán en cinco teatros dentro del LATC desde el 26 de octubre al 19 de noviembre del 2017 y culminarán con el Convivio Internacional LTC del 2017 (del 9 al 12 de noviembre del 2017). El convivio incluirá a 150 artistas y académicos al festival quienes atenderán a las obras de teatro y tendrán la oportunidad de discutir la estética y la colaboración intercultural.

Nuestro primer paso hacia esta meta fue la formación de un comité de selección para el festival. La mitad del comité constituyó de cinco miembros del Latino Theatre Company (José Luis Valenzuela, Evelina Fernández, Lucy Rodríguez, Geoff Rivas y Sal López), y la otra mitad por seis miembros del Comité Directivo del LTC. Actualmente, el Comité Directivo del LTC cuenta con más de sesenta miembros quienes trabajan voluntariamente dentro de varios comités activos, y en el cual las decisiones de programación, finanzas, eventos, procedimientos e incluso diseño gráfico se hacen por consenso. Rara vez vota, pues siempre es preferible el tema de la discusión, el escuchar múltiples opiniones, hasta llegar a un consenso y tomar decisiones en grupo. En el LTC, se intenta de la mejor manera el crear sistemas que incluyan a la mayor variedad de voces posible. Y, ¿cómo es que un grupo que opera basado en el consenso participa en un proceso que, en realidad, es exclusivo?

En planeación ante el festival del 2017, se hizo una invitación general al Comité Directivo del LTC, cual obtuvo mucha atención. Después, se llevaron a cabo sesiones informativas para los miembros interesados en participar en este proyecto y se fue muy claro acerca de las expectativas, del compromiso (las solicitudes debían presentarse el 1 de diciembre del 2016 y deberían estar completamente evaluadas a principios de enero del 2017), y de que ningún miembro del Comité de Selección podría solicitar participación en el festival. Seis miembros del Comité Directivo del LTC formaron la otra mitad de la comité de selección: José Carrasquillo (Miembro del Comité de Selección del Encuentro 2014), Adriana Gaviria (partícipe como Mellon Fellow en el Encuentro 2014), Jamie Gahlon (miembro del comité de selección del Encuentro 2014), Richard Pérez (miembro del comité de selección del Encuentro 2014) Anthony Rodríguez (artista partícipe del Encuentro 2014), y la Dra. Chantal Rodríguez (ex-Directora de Programación del LATC). Publicamos los nombres de los miembros del comité de selección en la página web y en la página de solicitud del festival.

Cada Luna Azul / Once a Blue Moon produced by Double Edge Theatre, Ashfield, MA, USA. Photo by Mark Saperstein . Cada Luna Azul / Once a Blue Moon producido por Double Edge Theatre, Ashfield, MA, USA. Fotografía de Mark Saperstein .

Después, tuvimos que redactar la solicitud. Afortunadamente, tuvimos un fuerte comienzo pues pudimos basarnos en la solicitud del 2014 y pudimos modificarla para reflejar nuestros valores para el Encuentro 2017. El comité de selección del LTC se reunió con el equipo del LATC y con varios miembros del Latino Theater Company para establecer los valores para el Encuentro 2017:

  • La colaboración intercultural
  • El intercambio de metodologías
  • Disposición al riesgo
  • Diálogo Inclusivo

Al expresar estos valores, pudimos definir cómo evaluaríamos las solicitudes. Todos los proyectos fueron evaluados con un sistema de cincuenta puntos (1 siendo el más bajo y 5 o 10 lo más alto). Los criterios fueron:

- ¿Qué tan relevante es el contenido? (1-10)
¿Qué tan relevante es el mensaje / tema / política de la pieza propuesta para el 2017? ¿Qué dice sobre el país o la región que está "representando"?

- Peso estético de la pieza propuesta (1-10)
¿Qué estética tiene la pieza presentada? ¿Toma un riesgo artístico? ¿Existe rigor en el trabajo propuesto?

- Audacia Artística de la Compañía (1-10)
¿Cuál es la historia de la compañía (o artista) proponente en términos de audacia artística? ¿Qué nos dicen su historia de producción y el inicio de su creación sobre la forma en que se desarrolló la producción propuesta?

- La apertura al intercambio intercultural (1-10)
¿Qué tan abierta está la compañía (o artista) a colaborar con otras compañías del Encuentro 2017?

- Alineación de Valores (1-5)
¿Se alinean los valores de la compañía (o artista) proponente con los valores del Encuentro 2017?

- Viabilidad técnica (1-5)
¿Es posible realizar el proyecto en el LATC, y es posible que el personal técnico del LATC se comprometa?

También se necesitaba estar seguro de que todos los solicitantes estarian dispuestos ante la experiencia única brindada por el Encuentro 2017. Al final de la solicitud, se pidió a todos los solicitantes que firmaran la siguiente declaración:

Se trata de una experiencia única—11 producciones (10 compañías seleccionadas y el Latino Theatre Company) presentándose en cinco espacios de jueves a domingo. Cada noche, los montajes son seguidos por música en vivo, actuaciones adicionales, y fiestas. Todos los participantes deben estar presentes en Los Ángeles del 29 de octubre al 19 de noviembre del 2017. Entre semana, las compañías trabajarán juntas para crear una obra nueva para ser presentada en el Convivio Internacional LTC del 2017. Esto servirá como una oportunidad para conectar a los artistas participantes a través del proceso artístico y del intercambio creativo. Además, durante el día, los participantes del Encuentro 2017 asistirán a reuniones plenarias, a excursiones creativas y otras actividades por aún por determinar. Las compañías participarán plenamente en todas las actividades durante el Convivio Internacional del LTC, 2017, del 9 al 12 de noviembre. Los lunes se mantendrán libres para descansar y conocer la ciudad de Los Ángeles. Aunque los días pueden ser largos y repletos de actividades, este programa es intencional, y es de suma importancia que todos los solicitantes entiendan y cumplan con estas expectativas.

Entiendo que mi compañía y yo estamos de acuerdo en participar en una experiencia única, y que si somos seleccionados, aceptaremos cumplir con todas las expectativas indicadas anteriormente del Latino Theatre Company, y el Latina/o Theatre Commons [el LTC en ese entonces aún no había cambiado su nombre.]

Se lanzó la aplicación en inglés y en español, y establecimos la metodología de la puntuación. Cada solicitud sería calificada por cinco miembros del comité de selección colectivo; dos de los cuales también son miembros del Latino Theatre Company, y los otros tres parte del Latinx Theatre Commons. Selene Santiago, Director de Programación del LATC, y yo ejercimos como administradores imparciales sin voto al proyecto. Ninguno de los miembros del comité de selección tuvo acceso a los puntajes de los demás durante el proceso, dejándolos totalmente capaces de calificar y comentar sobre cada producción sin la presión de conocer las opiniones de los demás.

Adicionalmente, existieron dos recomendaciones entre las solicitudes, y se les recomendó a los solicitantes que las siguieran. Quedó en las manos de cada miembro del comité tomar en cuenta o no las recomendaciones, pero se sugirió consideración dependiendo del potencial de la propuesta. Sin embargo, puesto que teníamos noventa solicitudes para el Encuentro 2017, la mayoría de ellas bastante sólidas y seguían estas dos recomendaciones en pie, no tuvimos más remedio que descontinuar aquellas propuestas que no cumplían con dos criterios:

  • No World Premiere Productions: Un ‘World Premiere’ o Premier Mundial exige (y se merece) una cierta cantidad de amor y e esfuerzo, y tuvimos que ser honestos acerca de nuestras capacidades para el Encuentro 2017. No contamos con los recursos para apoyar el trabajo de estrenos mundiales en este festival. Por lo tanto, todas las solicitudes de montajes que aún no se habían visto realizadas en otra ocasión, serían descalificadas, sin importar la puntuación que obtuvieron.

  • Participación plena de todos los artistas: El Encuentro 2017 es mucho más que una muestra de trabajo. El enfoque del festival está en la colaboración entre las compañías de teatro y los artistas. Por lo tanto, se requiere la participación de todos los artistas involucrados (sean integrantes 2 o sean 10) en las sesiones de creación colaborativa que toman lugar de martes a domingo durante las semanas del festival. Si alguna solicitud indicaría que esto no sería posible de parte de todos los miembros (independientemente de la razón que tuvieran), serían descalificados. Estas sesiones constituyen el alma del festival, y si no existiera el 100 por ciento de participación por parte de los artistas de alguna compañía, no sería justo para los demás participantes.

Puntuación de las producciones
Los cinco puntajes de cada solicitud fueron promediados y luego clasificados en dos listas separadas, en una las compañías de los Estados Unidos y en la otra las compañías de las Américas (es decir, Latinoamérica y Canadá). Nuestra meta era traer cinco compañías de los EEUU y cinco compañías del resto de las Américas, y fue por eso que tuvimos conversaciones aparte, aunque muy similares, sobre cada uno de los dos grupos. Aunque ambos grupos fueron adjudicados con el mismo rigor y bajo el mismo criterio, los tratamos como entidades separadas en la siguiente etapa.

Después de recaudar puntos, el comité selectivo se reunió en persona en la ciudad de Los Ángeles del 13 al 15 de enero del 2017. Acordamos en que la puntuación promedio sería la calificación final de la solicitud. Después, se envió una lista al comité de selección con las 25 producciones de alto puntaje, estas incluyeron 11 producciones de las Américas y 14 de Estados Unidos. Es importante señalar que el comité pidió esta lista en orden alfabético, no en orden de puntos. Consideraron que era de máxima importancia tratar a cada una de estas aplicaciones por igual. Si después de este proceso, las producciones resultaban también tener alto puntaje, entonces se concibió que podrían triunfar artísticamente dentro del festival.

Cada miembro del comité de selección recibió también una lista de todas las compañías y proyectos presentados, en orden alfabético, y se les permitió recomendar dos proyectos a cada uno para ser discutido en Los Ángeles. La mayoría de los miembros del comité de selección optaron por hacer esto, y por lo tanto, nuestra lista de ‘Top 25’ creció hasta a ‘Top 34’. Estas 34 producciones (22 de los Estados Unidos y 12 de las Américas) constituyeron los puntos de discusión en nuestra agenda para la reunión en Los Ángeles.

Reunión en Los Angeles
Día primero en Los Ángeles, nos enfocamos exclusivamente en dos temas: los valores del Encuentro 2017 y las lecciones aprendidas del 2014—específicamente el identificar cuales serian necesarias para incorporar, y cuales dejar atrás en el 2017. Fue de importancia el pasar las primeras horas conversando para estar todos ‘en la misma página’ antes de entrar en el proceso de discutir las producciones por individual. Nuestro enfoque en la parte del "aprendizaje” se formó de tres preguntas iniciales:

  1. ¿Cuáles eran nuestros asuntos pendientes? ¿En qué podríamos seguir profundizando?
  2. ¿Qué fue lo que sí funcionó?
  3. ¿Qué se podría mejorar?

Estuvimos de acuerdo en que era necesario tener más claro nuestro sistema de comunicación entre el LATC y Latino Theatre Company, y el LTC. Aunque el LTC debía obtener parte del crédito como organizador, también era necesario ser más claros sobre el tema de producción— nombrando e identificando a el LATC como productor, ya que es el que recauda fondos para el festival, y en que el LTC es el encargado en producir la reunión nacional de sus miembros y personas interesadas. El compartir nuestra metodología acerca la selección y el proveer transparencia tratando con finanzas y dinero fueron identificados como prioridades de comunicación. Por último, aclaramos que la diversidad regional era una prioridad para la selección en 2014, pero este año iríamos en una dirección diferente.

En el segundo día, nuestro enfoque fue el discutir a fondo cada una de las 34 producciones en consideración, comenzando con las 12 de las Américas. No queríamos dedicarle menos tiempo a un grupo que a otro, así que me dedique personalmente a cuidar del tiempo, de tal manera que si nos hacía falta conversar sobre una producción, volveríamos a discutirla al final, después de haber considerado a todas por completo. Para obtener un expediente exacto de las conversaciones sobre cada proyecto, tomé notas cuyas fueron apuntadas bajo una metodología dentro de una matriz llamada "FODA" (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Retos o Amenazas). La matriz fue proyectada en la pared durante la conversación para asegurarnos de que cada pieza de información fuera registrada bajo uno de esos temas. La matriz fue parecida a la siguiente:



Después de que cada producción recibió sus quince minutos de conversación abierta, abrimos la conversación hacia lo general. Evaluamos en su conjunto lo que habíamos visto, qué tendencias se presentaron y que otras preguntas permanecían. Nuestra última acción del día fue tomar una encuesta anónima para evaluar los diversos intereses sobre las producciones.

Nuestro último día de la reunión en Los Ángeles comenzó con una evaluación de los resultados de la encuesta anónima del día anterior. Las opiniones de algunas personas se habían desplazado durante la noche, y discutimos esos cambios, al igual de hablar sobre cuáles producciones recibieron más atención en la encuesta anterior, para después tomar otra encuesta anónima. Los resultados de esta segunda encuesta fueron mostrados en la pared, y una conversación completa sobre cómo es que encajaba cada producción dentro del festival continuó.

This is Culture Clash produced by Culture Clash, Los Angeles, CA, USA. / This is Culture Clash producido por Culture Clash, Los Angeles, CA, USA.

Selecciones finales
Tomando en cuenta los puntajes finales y la totalidad de la conversación, el grupo conversó durante horas en las cuales se preguntaron cosas como: ¿Qué compañías de los Estados Unidos encajan mejor en la conversación de contenido y forma, con las compañías de Canadá y América Latina? ¿Qué espacio(s) podría mejor alojar este espectáculo, y si se alineaba con los otros requisitos sobre el espacio en este punto? ¿Qué conversaciones se estaban iniciando, y qué límites estéticos se estaban expandiendo? ¿Qué obras tendrían mayor impacto con el público de Los Ángeles y qué cosas les sorprendería? ¿Qué tipo de eventos podemos producir en conjunto con estas producciones? ¿Cómo podemos incluir al mayor número de nuestra expansiva comunidad a través del trabajo presentado? También discutimos si nuestras selecciones reflejaban la diversidad tanto cultural como estética del total de solicitudes presentadas. Fue entonces que nos dimos cuenta de que reducir la selección a solo 10 nos sería imposible. Hablamos entonces sobre la posibilidad de aumentar el número de seleccionados para el festival de las 10 previamente concebidas a 12 en total. El Latino Theatre Company también coincidió que esta sería la mejor opción y continuamos con esto en mente.

A pesar de que aún habían detalles económicos y logísticos que tendrían que ser resueltos por el Latino Theatre Company y su mesa directiva, pudimos irnos de la reunión en Los Ángeles sintiéndonos seguros en nuestro modelo de selección basado en el consenso. Hace poco, el Latino Theatre Company y el LATC anunció los participantes del festival. Sabemos que no todos estarán contentos con la selección final, y eso es natural. Cada vez que se hace una lista, obligadamente se deja a alguien fuera. Sabemos que nuestro proceso no es perfecto, sin embargo, es importante que lo compartamos con todos ustedes. Noventa compañías y equipos de producción nos confiaron con su trabajo, con el pleno conocimiento de que era muy posible que no pudiéramos ofrecerles la oportunidad de participar en el festival. La probabilidad era baja, como es común en este tipo de adjudicaciones. Tanto el Latino Theatre Company como el LTC mantenemos el entusiasmo por la selección de las compañías que serán presentadas en el Encuentro 2017. Igualmente, le estamos agradecidos a todos los artistas que lanzaron se dieron a considerar. Fueron muchas las compañías merecedoras de ser otorgados ese espacio artístico, sin embargo, nos vemos limitados a la logística de los espacios teatrales disponibles. Estamos ansiosos de ver cómo el LATC y una cantidad de compañías Latina/o/x de todo el país colaborarán con estos artistas en el futuro.

Las compañías que han sido seleccionadas para el Encuentro de las Américas del 2017 son:

10 Millones, Argos Teatro—Havana, Cuba
Broken Tailbone, Nightswimming & Carmen Aguirre—Toronto, Canada
Cada Luna Azul/Once a Blue Moon, Double Edge Theatre—Ashfield, MA, USA
Conjunto Blues, Guadalupe Cultural Arts Center—San Antonio, TX, USA
Deferred Action, Cara Mía Theatre Co.—Dallas, TX, USA
Dementia, Latino Theater Company—Los Angeles, CA, USA
El Apagón/The Blackout, Pregones—The Bronx, NY, USA
Las Mariposas Saltan al Vacio, Compañía Nacional de las Artes—Bogotá, Colómbia
Latin Standards, Marga Gomez—San Francisco, CA, USA
Miss Julia, Vueltas Bravas—Bogotá, Colómbia
Quemar las Naves: El Viaje de Emma, Organización Secreta Teatro—México City, México
Ropa Íntima, Ébano Teatro—Lima, Peru
This is Culture Clash, Culture Clash—Los Angeles, CA, USA

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Great work, Abigail! Even being a member of the LTC steering committee and having been to Encuentro 2014, I learned so much about all of the nuanced, hard work that goes into these types of events. Looking forward to seeing these productions in November!

What an outstanding line-up of theatre companies! I've not seen this broad a sweep of international theaters since the 1984 LA Olympic Arts Festival! Only this time, our Western Hemisphere will be the locus and hub. Kudos to Jose Luis Valenzuela, the Latino Lab and Latino Theatre Commons for bringing the world to LA's doorstep. FYI. LA will host the Olympics in 2028. I think you are positioned to lead the 2028 LA Olympics Art Festival! ?Que les parece?

Abigail--thank you for taking the time to articulate and share the methodology, process, and final selections for Encuentro 2017! We've spoken a lot about transparency as a core value for the LTC and I am glad to see us put it into practice. This once again creates a new model, in this case, for transparency in selection processes that can serve as an example for season selection, new play development center selection, grantee selection, etc. Can't wait to share out again re: Carnaval 2018!

Fabulous and necessary essay, Abigail. Thank you so much for sharing such a thorough description. Also, congratulations to the LTC translation committee members. Great job on the Spanish.
Este ensayo es necesario y fabuloso, Abigail. Muchas gracias por compartir una descripción tan completa. Además, felicidades al comité de traducciones al castellano del LTC. Hicieron una traducción muy elegante.

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